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ORES's Advancement in Modernizing Procurement with a Comprehensive VMS Solution
ORES est le gestionnaire des réseaux de distribution d'électricité et de gaz qui dessert 75 % des communes wallonnes.
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Défi
Le défi auquel était confronté ORES consistait à gérer efficacement l'acquisition de compétences informatiques pour le compte de l'organisation. En tant qu'entreprise de service public chargée de gérer les réseaux de distribution d'électricité et de gaz, ORES avait besoin d'une solution robuste pour rationaliser ses processus d'approvisionnement, garantir le respect de la législation en matière de marchés publics et améliorer son efficacité opérationnelle globale.
Solution
La solution à ce défi a consisté en la mise en œuvre du logiciel Connecting-Expertise à l’issue d’une procédure de marché public (ref. op cit). Afin de répondre aux besoins spécifiques d’ORES, l’équipe IT a défini, en collaboration avec le département Achats, une matrice de traçabilité des exigences (RTM – Requirement Traceability Matrix) détaillée couvrant 115 aspects fonctionnels, non fonctionnels et de sécurité.Cette RTM, associée à un processus clairement défini, a servi de base à la rédaction du cahier des charges soumis au marché. Après analyse des réponses, organisation de réunions avec les fournisseurs potentiels de solutions VMS et évaluation des offres selon différents critères — tels que le prix, la couverture fonctionnelle, la qualité du service, la couverture technique et l’ergonomie du produit — ORES a sélectionné la solution Connecting-Expertise.Les modules mis en œuvre couvrent différentes activités, notamment la gestion des prestations individuelles en temps et moyens, la gestion des équipes en temps et moyens, ainsi que les contrats de type Statement of Works (SOW). Cette approche a permis de déployer une solution complète, adaptée aux exigences spécifiques d’ORES.
Plan d'action
Mise en œuvre du module source
Le module de source permettant de trouver de la main-d'œuvre externe a été mis en place.
Adaptation du module source
En fonction des besoins des clients, le module d'approvisionnement a été adapté afin de mieux correspondre à l'organisation.
Mise en œuvre du Marketplace
La mise en place de la marketplace CE a donné accès à un large éventail de fournisseurs de main-d’œuvre contingente.
”The first piece of advice I can give is to thoroughly prepare the objectives to be achieved in terms of market. It’s important to have the RTM and important to have the processes to cover. The second piece of advice is to prepare the tool implementation following a professional approach, in other words, a project approach. So, we have implemented it in phases, meaning we analysed, we designed, we built up, we implemented the solution, we tested it, and we defined the test acceptance criteria which allowed us to go live on time and on schedule.”
- Jean-Luc | IT Sourcing Strategy & Vendor Management
Avantages
Couverture complète
La solution retenue a permis de couvrir l’ensemble des besoins d’ORES, en tenant compte des spécificités liées à chaque type de besoin exprimé dans le cahier des charges.
Conformité et efficacité
La solution déployée a facilité le respect des critères de la législation relative aux marchés publics, notamment en matière de traçabilité, de transparence et d’équité vis-à-vis des fournisseurs. Elle a également permis d’optimiser la gestion administrative en réduisant considérablement le nombre de factures à traiter.
Flexibilité et accès en temps réel
La solution apporte la flexibilité requise pour s’adapter aux évolutions organisationnelles et structurelles, notamment les ajustements tarifaires. Elle permet par ailleurs un accès en temps réel aux informations liées aux processus de recrutement, favorisant une prise de décision rapide et informée.
Gestion et réduction des problèmes
Le système contribue à atténuer et à résoudre les difficultés rencontrées lors des précédentes expériences d’approvisionnement. Le processus d’achat est désormais plus fluide et plus efficace, tout en assurant un traitement rapide de toutes les demandes.
Discover client cases
"The VMS tool was tailored to our needs quickly, and the support from Connecting-Expertise remains outstanding."
Smooth Onboarding & Support
Increased Transparency
Improved Compliance